Étude de cas Elis Textile Service : automatisation du traitement des factures avec Fitek

Votre entreprise reçoit-elle des factures sous différents formats : papier, PDF et factures électroniques ? Les validations s’effectuent-elles encore par le biais de chaînes d’e-mails ou de signatures sur papier ? Découvrez comment Elis a automatisé le traitement des factures fournisseurs grâce à Fitek, rendant ainsi les processus financiers plus rapides, plus efficaces et plus faciles à gérer.

Elis Textile Service est l’un des principaux prestataires européens de services de location et d’entretien de textiles, de solutions d’hygiène, de vêtements de travail, de paillassons d’entrée, de linges industriels et de lutte contre les nuisibles. L’entreprise utilise l’ERP Excellent Standard en association avec Fitek pour automatiser ses processus comptables.

Quels processus Elis a-t-elle automatisés ?

Ojārs Dāvis Zondaks, contrôleur financier pour la région balte, met en avant trois avantages clés liés à l’utilisation de Fitek.

1. Une seule plateforme pour toutes les factures

Elis reçoit des factures sous divers formats, notamment au format PDF, sur papier et sous forme de factures électroniques. Désormais, elles sont toutes collectées, vérifiées et validées sur une seule et même plateforme.

« Nous n’avons plus à nous soucier de la manière de recevoir, de traiter et d’acheminer chaque format de facture séparément. »

2. Des workflows d’approbation automatisés

Avant Fitek, l’approbation des factures nécessitait des e-mails et des signatures manuscrites. Désormais, les factures sont automatiquement acheminées en fonction du fournisseur, du montant de la facture et d’autres règles métier. Une fois approuvées, elles sont automatiquement transmises au responsable suivant, tandis que des rappels permettent d’assurer la fluidité du processus. Les collaborateurs peuvent également approuver les factures via l’application mobile Fitek.

Selon Ojārs, cette automatisation permet aux employés de gagner un temps considérable.

3. Écritures comptables automatisées

À partir des données comptables antérieures, Fitek affecte, fractionne et comptabilise automatiquement les factures selon des règles prédéfinies avant qu’elles n’entrent dans le processus de validation. Les employés ne consacrent plus de temps à des tâches comptables manuelles répétitives.

Un exemple complexe : les factures LMT

Les factures LMT, qui comptent souvent une vingtaine de pages, figuraient auparavant parmi les documents les plus chronophages à traiter, car les coûts devaient être affectés à chaque employé et à chaque centre de coûts.

Désormais, les factures électroniques LMT sont reçues directement dans Fitek. Les données requises sont disponibles au format Excel pour faciliter leur importation et leur exportation, ce qui élimine la majeure partie du travail manuel tant pour les RH que pour la comptabilité.

Selon Ojārs, Excel n’est utilisé que pour ces factures, car il offre la vue d’ensemble la plus claire. La plupart des autres traitements de factures sont entièrement automatisés au sein de Fitek.

Le plus grand défi, c’est le premier mois

La mise en place de l’automatisation est relativement simple. L’effort principal se situe au cours du premier mois, lorsque les workflows de validation et les règles comptables sont définis.

Une fois ces règles mises en place, Fitek applique automatiquement la logique comptable établie aux futures factures. Les comptables n’ont plus qu’à vérifier les écritures proposées avant que les factures ne soient transférées vers le système ERP et préparées pour le paiement.

La facturation électronique permet de gagner du temps et de réduire la consommation de ressources

Ieva Gaile, responsable nationale de Fitek en Lettonie, explique que la facturation électronique réduit considérablement la saisie manuelle des données, la numérisation des documents et le risque d’erreurs.

L’utilisation de données de facturation structurées facilite l’automatisation, ce qui permet d’économiser à la fois du temps et de l’argent tout en réduisant le besoin de vérifications manuelles.

La facturation électronique devenant obligatoire pour les entreprises lettones à compter de 2028, Ieva encourage les entreprises à commencer à s’y préparer dès maintenant. Les organismes du secteur public qui utilisent déjà la facturation électronique ont divisé par trois leurs coûts de numérisation des documents, et les entreprises privées peuvent bénéficier d’avantages similaires.

Que peut automatiser Fitek ?

Fitek centralise tous les documents financiers entrants, notamment :

• les factures au format PDF
• Les factures numérisées
• Les reçus photographiés
• Les factures
  électroniques

Les factures papier et PDF sont automatiquement converties en données électroniques structurées, ce qui permet une automatisation de bout en bout.

Les entreprises utilisent Fitek pour automatiser :

• Les processus de validation des factures
• Les écritures comptables
• Le traitement des notes de frais
• La gestion
  des bons de commande

En général, les entreprises réduisent de 70 à 80 % les tâches manuelles routinières des comptables, ce qui permet aux équipes financières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Parmi les autres fonctionnalités, on trouve :

• Des écritures comptables automatisées basées sur des règles prédéfinies.
• La vérification de l’IBAN, qui signale les factures dont les coordonnées bancaires diffèrent de celles enregistrées pour le fournisseur.
• FitekAI, qui apprend à partir des données comptables historiques pour proposer des écritures précises dont la précision s'améliore au fil du temps.
• La gestion mobile des dépenses, qui permet aux collaborateurs de transmettre leurs justificatifs et de soumettre leurs demandes de remboursement directement depuis l’application mobile Fitek.

Découvrez ici la présentation d’Ieva Gaile et d’Ojārs Dāvis Zondaks intitulée « Une automatisation qui porte ses fruits » lors de l’événement « Excellent Customer Day ».