Scandagra : une étude de cas – un workflow de factures d’achat efficace et sans papier

Comment Scandagra a numérisé son processus de traitement des factures d'achat avec Fitek

Scandagra est une entreprise agroalimentaire internationale présente en Estonie, en Lettonie et en Lituanie, détenue par des actionnaires danois et suédois. Les activités principales de Scandagra Estonie comprennent la production et la vente d’aliments pour animaux, l’achat de céréales et de colza, ainsi que le commerce de semences, d’engrais et de produits phytosanitaires. Les aliments pour animaux de l’entreprise s’adressent à un large éventail d’animaux d’élevage et d’aquaculture, allant des bovins et des porcs aux lapins et aux carpes. En Estonie, Scandagra dispose de bureaux à Jüri, Tartu et Viljandi, ainsi que de huit magasins de détail et d’une boutique en ligne proposant un large choix de fournitures pour la ferme et le jardin.

L’objectif de toute entreprise efficace est de parvenir à une économie sans papier

Egely Kink, contrôleuse financière chez Scandagra.

Validations manuelles et processus fragmentés

Avant la mise en place de Fitek, le traitement des factures d’achat chez Scandagra était entièrement manuel. La politique de l’entreprise exigeait que chaque facture soit physiquement signée avant le paiement, ce qui engendrait une paperasserie inutile, des retards et une frustration occasionnelle tant au sein du service financier que parmi les équipes opérationnelles. Souvent, une facture était d’abord validée par e-mail, traitée dans un logiciel de comptabilité, imprimée pour être signée, puis archivée sur papier – un processus lent et répétitif, sujet à des goulots d’étranglement.

Des flux de travail rationalisés et entièrement numériques

Le parcours de numérisation de Scandagra a débuté par l’adoption de la facturation électronique et la numérisation des factures au format PDF. Une fois les factures rendues lisibles par machine, il a été facile de mettre en place des flux de travail d’approbation électroniques et une comptabilisation automatisée. Ces améliorations ont également permis de créer des archives numériques centralisées, permettant au personnel habilité de rechercher, d’examiner et de récupérer des documents à tout moment, que ce soit au bureau ou en télétravail.

Fitek nous a aidés à abandonner nos anciennes habitudes et à créer un système structuré, rapide et transparent qui facilite notre travail quotidien. L’imputation automatisée et les validations électroniques ont constitué une avancée majeure

Des validations plus rapides, moins de tâches manuelles

Aujourd’hui, les factures d’achat sont automatiquement transmises à la personne compétente pour validation et peuvent être validées en quelques clics seulement, même depuis un téléphone portable. Cela a considérablement réduit le risque que des factures restent bloquées dans le processus de validation et retardent les paiements. La comptabilisation automatisée a éliminé la nécessité d’affecter manuellement les coûts récurrents aux comptes, ce qui fait gagner du temps aux comptables et réduit le risque d’erreurs.

À l’avenir, Scandagra se prépare à adopter la prochaine intégration de Fitek au réseau international de facturation électronique Peppol, ce qui simplifiera la facturation avec les partenaires étrangers. L’entreprise attend également le lancement d’une fonctionnalité de carnet de bord, qui offrira aux employés un moyen efficace de rendre compte de leurs déplacements professionnels. Ces deux fonctionnalités sont en cours de développement chez Fitek et seront bientôt disponibles pour les clients.